Time management: Jak být pánem svého času?

Time management: Jak být pánem svého času?

Mnozí z nás se cítí být otroky vlastních povinností, které nám pomalu začínají přerůstat přes hlavu. Čím to, že den některých lidí je zdánlivě delší než ten náš? Odpověď na tuto záludnou otázku je jednoduchá – produktivní lidé dodržují principy time managementu, což by se v dnešní době dalo označit za povinnost každého úspěšného jedince. Co je time management a jaké jsou jeho hlavní principy?

Co je time management?

Time management je způsob efektivní organizace času. Je to soubor nástrojů a postupů, díky nimž lze zvýšit produktivitu a svůj čas využít na maximum.

Zpočátku byl time management využíván v pracovním prostředí, dnes se principy efektivního hospodaření s časem využívají i v osobním životě.

Dle mezinárodně uznávaného trenéra leadershipu Stephena Coveyho lze způsoby plánování rozdělit do čtyř generací:

  • Time management 1. generace: Zaznamenávání úkolů do tzv. To-Do listů a upomínky na určitý čas pomocí alarmu
  • Time management 2. generace: Plánování pomocí jednoduchého kalendáře či diáře, novinkou je zde stanovení cílů
  • Time management 3. generace: Stanovení priorit a následné vlastní řízení času pomocí počítače, osobního organizéru apod.
  • Time management 4. generace: Zefektivňuje veškeré výše uvedené nástroje a představuje dlouhodobý systém řízení všech oblastí života (life management)

Je téměř jisté, že evoluce time managementu není ukončena, protože s vývojem společnosti a prostředí, ve kterém žijeme, se budou nadále proměňovat i nároky na využívání času.

Kolik hodin musí den mít, abychom stihli všechny povinnosti
Kolik hodin musí den mít, abychom stihli všechny povinnosti?

Základní principy time managementu

Výkonní lidé mívají několik základních návyků, které přispívají k jejich produktivitě. Díky nim plní stanovené cíle a nemusí se potýkat s chaosem a prokrastinací. Dodržovat principy time managementu a tím zajistit, aby čas nepracoval proti nám, nýbrž pro nás, je až překvapivě snadné. Jednotlivé techniky lze do života zařazovat postupně a časem si je osvojit natolik, že se stanou automatickou součástí plnění úkolů.

Co tedy (ne)dělat pro to, abychom svůj čas využili na maximum?

Stanovit si cíle a priority

Pro efektivní organizaci času v pracovním i soukromém životě je důležité vědět, jakých cílů má být vlastně dosaženo. Až v okamžiku, kdy si je člověk stanoví, může začít plánovat. Následná radost z dosažení cíle je navíc skvělou motivací k dalším výkonům.

Ve chvíli, kdy jsou cíle jasně formulované, je dobré se zamyslet, jaké činnosti musíme vykonat pro jejich naplnění, a tyto činnosti na základě důležitosti rozřadit do čtyř kvadrantů.

1.
důležité a naléhavé
2.
důležité a nenaléhavé
3.
nedůležité a naléhavé
4.
nedůležité a nenaléhavé
  1. Úkoly, které je nutné splnit co nejdříve
  2. Úkoly, jejichž splnění nespěchá, ale jejichž odsouvání může zapříčinit zbytečné hromadění povinností
  3. Úkoly, které nejsou důležité pro dosažení žádného cíle, ale zároveň se jim nelze vyhnout
  4. Činnosti, které jsou obvykle zábavnější než úkoly s vyšší prioritou, nicméně nevedou k vytyčeným cílům

Jasně stanovené priority jsou klíčem k efektivnímu hospodaření s časem a vymanění se z otroctví vlastních povinností. Jednotlivým úkolům je dobré přiřadit termín a tím předejít jejich nekonečnému odsouvání. Odkládání a následné hromadění úkolů často vede k pocitu, že nevíme, kam dřív skočit.

Plánovat písemně

Díky tzv. To-Do listu neboli seznamu úkolů můžeme uvolnit mysl pro to, co je zrovna aktuální. Ke každému úkolu se hodí připsat nápady na jejich realizaci a odhadovaný čas, který nám zabere jejich vypracování. Zároveň je užitečné si jednotlivé povinnosti seřadit dle jejich priority a ty důležitější plnit přednostně.

Seznam úkolů pomáhá předcházet následkům zapomínání.
Seznam úkolů pomáhá předcházet následkům zapomínání.

Denní plánování pomocí To-Do listů navíc umožňuje zpětnou kontrolu toho, zda je vůbec možné vytyčených cílů dosáhnout. Časem můžeme zjistit, že naše očekávání nejsou realistická, a své další plány tomu přizpůsobit.

Nepřeceňovat se

Ideální To-Do list by měl obsahovat takové úkoly a cíle, které jsou dosažitelné. Je nesmysl se snažit splnit něco, o čem předem víme, že se splnit nedá. Mnozí mají pod vlivem počátečního entusiasmu tendence naložit toho na sebe příliš. A když pak nestíhají, jsou ve stresu, a tak veškeré snahy o organizaci času a povinností končí chaosem.

Eliminovat časožrouty

Zloději času číhají na každém rohu, a to jak v zaměstnání, tak v osobním životě. Nejčastěji s nimi bojují ti, kteří pracují z domova, například copywriteři nebo specialisté na online marketing. S různými nástrahami v podobě upovídaného kolegy nebo telefonátu od kamaráda se však potýkáme i při práci v kanceláři. Mezi nejčastější žrouty času a ničitele koncentrace patří:

  • Sdílní kolegové, kteří se potřebují podělit o každou radost i strast svého osobního života
  • Telefonáty od přátel či příbuzných, kteří si na nás pravidelně vzpomenou v tu nejméně vhodnou chvíli
  • Televize, sociální sítě a další mediální technologie, které vždy přijdou s něčím zajímavějším, než je právě prováděný úkol

Udržovat na pracovišti dobré vztahy je jistě důležité, dávat sociální interakci s kolegy přednost před plněním pracovních povinností se však zpravidla nevyplácí. Proto je dobré ovládat techniky asertivní komunikace a dotěrným spolupracovníkům jasně sdělit, že na rozhovor s nimi zkrátka není ten správný čas.

Mediální technologie při práci rozptylují mnohé z nás.
Mediální technologie při práci rozptylují mnohé z nás.

Jakmile začneme s nějakou činností, měli bychom ji pokud možno dokončit, protože opětované navazování na jednu a tu samou věc je k zbláznění. Proto bychom při plnění úkolů, které vyžadují soustředění, měli vypnout televizi, odhlásit se z Facebooku a telefon ideálně odstranit z našeho dosahu.

Říkat NE bez pocitu viny

S již zmíněnou asertivní komunikací úzce souvisí schopnost dodržovat své osobní hranice a je-li to potřeba, bez výčitek odmítat požadavky kolegů, rodiny nebo třeba zákazníků. Další a další položky To-Do listu by nás obraly o čas a energii a v důsledku toho by snížily i naši produktivitu.

Odpovědí „ne“ druhým nesdělujeme, že nás otravují, zdržují či nezajímají. Je to vyjádření zdravého sebevědomí a sebeúcty.

Vnímat povinnost jako výzvu

Plnění nezrušitelných povinností bude snazší a hlavně zábavnější, budeme-li je vnímat jako výzvu. Výzva představuje něco, pro co jsme se rozhodli z vlastní vůle, což z nás dělá pány situace a nikoliv jen pomyslné zajatce vnějších událostí.

Odměnit se

Za každou dobře odvedenou práci by měla následovat odměna. Nejlepší je úkoly plnit za účelem vlastního uspokojení, odměnit se něčím materiálním však také není na škodu. Ačkoliv je diskutabilní, zda tento bod patří mezi základní principy time managementu, je dobré jej zařadit do svého denního plánu.

Time management – školení

Kdo To-Do listy neustále ztrácí, neodolá příběhům klábosivých kolegů či místo „ne“ neustále říká „ano“, může využít speciálního školení time managementu s lektory. Téměř v každém větším městě lze navštívit kurzy zaměřené na zvýšení efektivity pomocí plánování a efektivní organizace času. Některá školení time managementu zahrnují také kurzy sebepoznání, které naučí, jak zvládat stres a asertivní komunikaci.