Daňová evidence – co to je, jak vést daňovou evidenci, vzor

Vedení účetnictví a daní, zkrátka evidence příjmů a výdajů, je nedílnou součástí podnikání. Pro zpracování účetnictví existují různé cesty, z nichž každá vyhovuje podnikatelskému subjektu jinak. Je lepší vést účetnictví nebo daňovou evidenci? Co obnáší a co je daňová evidence? Jaká má úskalí a naopak výhody?

Daňová evidence je novodobější forma jednoduchého účetnictví. Připadá na ni výrazně zjednodušená zredukovaná administrativa, což je její hlavní výhodou. Navzdory tomu není určena všem podnikatelům, jen osobám samostatně výdělečně činným. Dochází ke spojení daňové evidence a OSVČ.

Vedení daňové evidence – kdo ji vede?

Aby fyzické osoby splňovaly podmínky k možnosti vedení daňové evidence, nesmějí ze zákona:

• být účetní jednotkou
• být zapsány v Obchodním rejstříku (OR)
• být účastníkem sdružení ve společnosti
• mít za minulý kalendářní rok větší obrat než 25 milionů korun
• vést účetnictví na základě svého rozhodnutí
• výdaje vykazovat paušálně (procentem z příjmů)
• vést paušální daň

Přičemž platí, že kdo se podle zákona o účetnictví č. 563/91 Sb. stane účetní jednotkou, musí vést (podvojné) účetnictví. Vedení účetnictví je povinné i pro právnické osoby se sídlem v České republice. Otázku účetnictví musí řešit na začátku podnikání naprosto každý.

Kupříkladu je-li OSVČ truhlářem a nemá žádné zaměstnance, je pro něj zbytečně náročné vést klasické účetnictví. Mnohem lépe mu bude vyhovovat zjednodušená forma v podobě vedení daňové evidence.

Cíl daňové evidence

Hlavní účel daňové evidence stanovuje zákon č. 586/1992 Sb. o daních z příjmů. Díky pečlivé a přesné evidenci se stanoví základ daně a daně z příjmů. Evidence musí obsahovat údaje o:

• příjmech a výdajích
• majetku a dluzích

Přesné ocenění hmotného majetku a pohledávek cituje výše zmiňovaný zákon o daních z příjmů. Poplatník je povinen vést archivaci daňové evidence za všechna zdaňovací období, pro která neuplynula lhůta pro stanovení daně. Zde může vyvstat problém s rychlým blednutím účtenek a ztrátou čitelnosti, proto je doporučováno všechny inkoustové pokladní doklady kopírovat a očíslované je uchovávat spolu s originály.

Daňová evidence zdarma – vzor

Vzor daňové evidence není oficiálně stanoven. Drobní podnikatelé mohou využít jednoduchých přednastavených tabulek volně ke stažení, případně si vytvoří vlastní tabulku v programu Excel. Daňová evidence v Excelu skýtá další možnosti, poněvadž podnikatel může dle potřeby přidávat další sloupce s dodatečnými údaji.

Alternativou zůstává možnost zakoupit tištěný peněžní deník. Ve všech případech je daňová evidence zdarma.

Není potřeba vynakládat finance na nákup drahého ekonomického softwaru. Je-li OSVČ zcela bez zaměstnanců, zvládne daňovou evidenci zdarma a bez pořizování účetních programů. Hlavní je, aby se ve zvolené formě daňové evidence OSVČ dokázala orientovat a potřebné informace či doklady rychle dohledat.

Příjmy a výdaje

Vedení příjmů a výdajů musí být odděleno od evidence majetku a dluhů. Základní dělení příjmů i výdajů je na daňové a nedaňové. To znamená takové, z nichž se vypočítává základ daně, a ze kterých nikoli.

• příjmy daňové – tržby, přijaté zálohy, náhrady od pojišťoven
• příjmy nedaňové – dotace, osobní vklady, úvěry
• výdaje daňové – nákup materiálu, úroky z úvěrů, bankovní poplatky, zaplacené zálohy, mzdy, provozní režie (cestovní náhrady, stravné, pohonné hmoty, nájemné, kancelářské potřeby,…), zdravotní a sociální pojištění zaměstnanců
• výdaje nedaňové – splátky úvěru, odvod DPH, dary, nákup dlouhodobého majetku, výdaje na reprezentaci (reklamní předměty, aj.)

Daňová evidence pro plátce DPH

Daňová evidence a DPH je samostatná kapitola. Zapisování příjmů a výdajů je dále rozděleno podle toho, zda je podnikatel plátce DPH či není. Plátce DPH dělí své příjmy i výdaje také podle procentuálních daní (5 %, 19 %, osvobozeno od DPH).

Daňová evidence pro neplátce DPH se liší. Neplátci evidují své příjmy až v reálném dni naplnění. Tedy až v momentě proplacení faktury, která mohla být vystavena třeba měsíc nazpět.

Majetky a dluhy

Pro potřeby daňové evidence je nutné vést také soupis závazků a pohledávek a firemního majetku. Tedy takového majetku, který je potřeba k výkonu podnikání, nikoli pro osobní užívání.

Stejně jako u příjmů a výdajů, ani v případě evidence majetků a dluhů není stanovena pevná forma či vzor, jak by taková evidence měla formálně vypadat. V prvé řadě se rozlišují závazky od pohledávek.

• závazek je volně řečeno dluh, který má firma vůči svému věřiteli. Například firma nakoupí nové počítače, na které je vystavena faktura s určitou splatností. Do okamžiku uhrazení faktury je tento nákup v daňové evidenci veden jako závazek
• pohledávka je opačný případ. Společnost poskytne jiné firmě službu, vystaví fakturu a dokud daný podnik (příjemce služby) fakturu neuhradí, eviduje firma tuto skutečnost jako pohledávku

Evidence majetku má svá specifika. Primárně se dělí na drobný a dlouhodobý majetek.

U drobného majetku nevyvstává pro podnikatele povinnost jeho evidenci vést. Nicméně se tato skutečnost doporučuje, aby měl podnikatel lepší přehled o pohybu svých financí. Drobným majetkem se rozumí majetek, jehož doba použitelnosti je delší než jeden rok, a pořizovací cena méně než 40 tisíc Kč. Mezi takový majetek se řadí počítače, mobilní telefony, tiskárny, scannery, kancelářské potřeby, a jiné.

Dlouhodobý majetek se dělí na hmotný a nehmotný.

• hmotný majetek – jeho hodnota je vyšší než 40 tisíc Kč (stroje, budovy, kanceláře)
• nehmotný majetek – hodnota nad 60 tisíc Kč (software, výsledky výzkumu, know-how)

Do daňové evidence je potřeba uvést název majetku, datum pořízení, cena, využití, datum počátku používání. A také odpisy a odpisy majetku. To jsou částky, které vyjadřují opotřebení majetku za dané období (kalendářní rok). Jedná se o náklad, protože odpis znamená snížení ekonomického prospěchu (aktiv). Odpisy rozdělují pořizovací cenu majetku do více období.

Inventarizace

Je zjištění skutečného stavu zásob, hmotného majetku, pohledávek a závazků, přičemž tento stav musí odpovídat daňové evidenci. Inventura se zpravidla provádí k poslednímu dni zdaňovacího období (31. prosince xxxx).